viernes, 3 de diciembre de 2010

¿COMO TRABAJAR CON GRÁFICOS?

Los gráficos se utilizan muy a menudo en las presentaciones por su facilidad de esquematizar gran cantidad de información.
En la lista de la izquierda selecciona el tipo de gráfico que te gusta, inmediatamente te aparecerán unos subtipos de gráficos en la zona de la derecha de la ventana que están relacionados con el tipo genérico que has elegido anteriormente.
Selecciona el gráfico que más te guste, pero te aconsejamos que si quieres que te sea de utilidad busca gráficos que permitan representar y captar la información fácilmente.
PowerPoint insertará el gráfico en la diapositiva y te mostrará la hoja de datos de ejemplo que contiene las cantidades que se representan en el gráfico
.Ten en cuenta que PowerPoint utiliza Excel para crear los gráficos, por lo que puedes utilizar todas sus características para su creación.
En la hoja de datos la primera columna que aparece es la que representa la leyenda, la primera fila (1er trim., 2do trim....) representa el eje X (horizontal) y las cantidades serán representadas en el eje Y.
Una vez insertado el gráfico es muy fácil de modificar los datos de la hoja de datos, únicamente sitúate sobre la celda que quieras modificar e inserta el nuevo valor que inmediatamente verás representado en la gráfica.

Modificar el tipo de gráfico
Como podrás apreciar cuando estás trabajando con un gráfico en la barra de herramientas estándar aparecen nuevos botones como pueden ser estos que te mostramos y que iremos explicando a lo largo del tema.
Haciendo clic en el botón Editar datos se abrirá la ventana de Excel de nuevo para que puedas modificar los datos introducidos.
Utiliza las opciones de Diseño rápido para decidir con unos pocos clics aspectos relativos a tu gráfico. También puedes cambiar sus colores desde el desplegable Estilos de diseño.

Para modificar el tipo de gráfico hemos de hacer clic en el botón Cambiar tipo de gráfico de la pestaña Diseño, se abrirá de nuevo el cuadro de diálogo de selección de Gráfico y podrás cambiar su apariencia.
A continuación te mostramos una imagen de cómo queda el gráfico que anteriormente te habíamos mostrado al cambiar el tipo de gráfico a circular.
OPCIONES DE DISEÑO 
Puede utilizar los botones de la sección Etiquetas de la pestaña Presentación para ocultar o mostrar etiquetas del gráfico, como por ejemplo la leyenda, el título, los rótulos de los ejes, etc...
Incluso puedes mostrar la Tabla de datos para que quede algo así:
Cuando tenemos la ventana de Excel abierta se nos activa una opción muy útil, Cambiar entre filas y columnas:
Al utilizar esta opción permutamos las columnas por las filas dando como resultado lo que puedes ver en las siguientes imágenes:
Si quieres que en el gráfico aparezcan unas líneas horizontales y/o verticales para interpretar mejor los valores representados, pulsa en los botones de la sección Ejes de la pestaña Presentación.
Este es el resultado:
Si quieres modificar el color o estilo de alguna de las series que componen el gráfico (una de las barras que se representan en el gráfico, el área del gráfico, etc.) primero selecciónala en la sección Selección actual o haciendo clic directamente sobre ella en el gráfico.
Luego aplica los cambios de color o de estilo que prefieras utilizando las opciones correspondientes.
Para eliminar un gráfico haz clic sobre él y pulsa SUPR.

 DIBUJAR FORMAS 

 PowerPoint nos permite crear nuestros propios dibujos, partiendo de líneas o trazos, de figuras básicas o de formas predefinidas. A estas figuras, se les denomina Formas.

COMO DIBUJAR UNA FORMA 
Para dibujar una forma en nuestra presentación, debemos elegir el tipo de forma, desplegando el botón Formas  en la pestaña Inicio o en la pestaña Insertar:
 La sección Líneas, nos permite dibujar líneas rectascurvasflechas.
Estas líneas también pueden ser conectores. Si acercamos un conector a otra forma, aparecen unos puntos rojos. Uniendo ahí el conector, este permanece unido aunque desplacemos la forma.
En Líneas también disponemos de las herramientas de dibujo forma libre y mano alzada.
 La última sección corresponde a los Botones de acción. Al insertar una de estas formas, podremos elegir, por ejemplo, que al pulsar sobre el botón vaya a una determinada diapositiva, o ejecute un programa.
El resto de formas son formas prediseñadas, que aunque en un principio se insertan del mismo modo, al modificarlas veremos que algunas pueden tener propiedades diferentes.
  
Una vez seleccionada una forma, hacemos clic sobre ella. Después, hacemos clic sobre la parte del documento donde queremos que comience, y arrastramos sin soltar el botón hasta donde queremos que acabe.
No todas las formas se comportan así. Algunas, como las líneas, pueden crear una curva a cada clic, o que cada clic cree un vértice. Para finalizar el dibujo, habrá que hacer doble clic.




 

¿COMO ELIMINAR UNA TABLA, FILA O COLUMNA?

Para eliminar una tabla tienes que hacer clic sobre uno de los bordes de la tabla para seleccionarla y pulsar SUPR.
Para eliminar una fila sitúate en alguna de las celdas de la fila a eliminar y en la pestaña Presentación selecciona la opción Eliminar filas.
Para eliminar una columna sitúate en una de las celdas que pertenezcan a la columna que quieras eliminar y en la pestaña Presentación selecciona la opción Eliminar columnas.
Si quieres eliminar dos o más columnas o filas al mismo tiempo solo tienes que seleccionar varias celdas utilizando la tecla SHIFT(Mayus) y después elegir Eliminar filas o Eliminar columnas.
INSERTAR FILAS Y COLUMNAS
Al igual que podemos eliminar filas y columnas también podemos insertar nuevas filas o columnas en una tabla que ya tenemos creada y que por cualquier motivo tenemos que ampliar.
 Para insertar una nueva fila primero tenemos que saber a qué altura de la tabla queremos insertarla, después nos situaremos en alguna celda de la fila más próxima al lugar donde queremos insertar la nueva fila, a continuación utilizaremos las opciones Insertar filas en la parte inferior (por debajo de la fila en la que nos encontramos) o Insertar filas en la parte superior (por encima de la fila en la que nos encontramos).
 Para insertar una nueva columna el proceso es similar.
Sitúate en la columna más cercana al lugar donde quieras insertar la nueva columna, después selecciona una opción de la pestaña PresentaciónInsertar columnas a la izquierda o Insertar columnas a la derecha según donde quieras situar la nueva columna.

¿QUE ES UNA TABLA DE POWER POINT?

En una diapositiva además de insertar texto, gráficos, etc. también podemos insertar tablas que nos permitirán organizar mejor la información. Como podrás comprobar a continuación las tablas de PowerPoint funcionan igual que en Microsoft Word.

COMO ENSAYAR INTERVALOS

Ensayar intervalos te permite calcular el tiempo que necesitas para ver cada diapositiva sin prisas Para calcular el tiempo que necesitas tienes que ir a la pestaña Presentación con diapositivas y elegir la opción Ensayar Intervalos, después verás que la presentación empieza a reproducirse pero con una diferencia, en la parte superior izquierda aparece una especie de contador que cronometra el tiempo que tardas en pasar de una diapositiva a otra pulsando algún botón del ratón. En el recuadro blanco te mostrará el tiempo para la diapositiva actual y el recuadro del tiempo que aparece en la parte derecha muestra la suma total de intervalos, es decir, el tiempo que transcurrido desde la primera diapositiva.
La flecha sirve para pasar a la siguiente diapositiva, el botón  para pausar el ensayo de intervalos y  para repetir la diapositiva (para poner a cero el cronómetro de la diapositiva.
Una vez terminas el ensayo PowerPoint te pregunta si quieres conservar esos intervalos para aplicarlos a cada diapositiva de la presentación. Si contestas que sí verás que aparece una pantalla en la que te muestra en miniatura las diapositivas y debajo de cada una aparece el tiempo utilizado para ver cada una de ellas. 

DISEÑO Y ANIMACIONES

Como todas las herramientas de Office, PowerPoint también nos ofrece la oportunidad de configurar nuestras diapositivas a nuestro gusto personal, la opción de diseño nos permite ejecutar esta acción solo debemos darles los parámetros que nosotros consideremos adecuadas para el trabajo que estamos realizando, así como escoger el tema, los colores, las fuente y efectos que queremos en nuestra presentación, también un estilo de fondo.
ANIMACION
Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a continuación ir a la pestaña Animaciones Personalizar animación.
Después aparecerá en el panel de Personalizar animación.
En este panel aparece el botón desplegable Agregar efecto en la cual seleccionaremos el tipo de efecto que queramos aplicar, incluso podremos elegir la trayectoria exacta del movimiento seleccionándola del menú Trayectorias de desplazamiento. Podemos utilizar el botón Quitar para eliminar alguna animación que hayamos aplicado a algún texto. En la lista desplegable Inicio podemos seleccionar cuándo queremos que se aplique la animación (al hacer clic sobre el ratón, después de la anterior diapositiva, etc.).Las demás listas desplegables cambiarán en función del tipo de movimiento y el inicio del mismo.
La Velocidad suele ser una característica común por lo que podemos controlarla en casi todas las animaciones que apliquemos a un objeto.
La lista que aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas animaciones que hemos aplicado a los objetos de la diapositiva, como podrás comprobar aparecen en orden.
El botón Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedará con las animaciones que hemos aplicado.

¿QUE ES UNA ANIMACION DE POWER POINT?

Una animación de power point es una forma de dar movimiento a las imágenes letras títulos o la misma hoja que haces es decir, si escribes algo puedes darle movimiento diferente, como hacerlo que gire, se mueva de un lado a otro etc.

¿DUPLICAR UNA DIAPOSITIVA EN POWER POINT?

Otra forma de copiar una diapositiva es duplicándola, la diferencia es que duplicar sirve para copiar una diapositiva en la misma presentación mientras que con copiar puedes copiar la diapositiva en otra presentación.
Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas puedes duplicarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte:
 Hazlo desde la banda de opciones desplegando el menú Nueva diapositiva y seleccionando la opción Duplicar diapositivas seleccionadas. O bien utilizando la combinación de teclas Ctrl + ATL + D
Forma de mover una diapositiva es cortándola y después pegándola en el lugar adecuado, de esta forma puedo mover una diapositiva de una presentación a otra.
Para ello deberemos tener abiertas las dos presentaciones, primero seleccionamos las diapositivas a mover, después las cortamos (utilizando el botón  de la pestaña Inicio, utilizando el menú contextual, o las teclas Ctrl + X), luego nos posicionamos en la diapositiva después de la cual queremos dejar las que movemos (dentro de la misma presentación o en otra), y por último pegamos de la misma forma.

VISTA DE PRESENTACION DE DIAPOSITIVAS EN POWER POINT
La vista Presentación con diapositivas reproduce la presentación a partir de la diapositiva seleccionada, con este tipo de vista podemos apreciar los efectos animados que hayamos podido insertar en las distintas diapositivas que forman la presentación.
Para ver la diapositiva en esta vista haz clic en la pestaña Vista y selecciona la opción Presentación con diapositivas.
También puedes pulsar en el botón  que aparece debajo del área de esquema o pulsar la tecla F5.
Para salir de la vista presentación pulsa la tecla ESC.
 ZOOM
El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que nos encontremos. Para aplicar el zoom a las diapositivas sitúate primero en la diapositiva sobre la cual quieres que se aplique el zoom y después selecciona la pestaña Vista y selecciona la opción Zoom.
Una vez seleccionada esta opción se desplegará una ventana como la que te mostramos a continuación.
En esta ventana seleccionamos el porcentaje de zoom que queremos aplicar a las vistas.
Puedes seleccionar uno de los zooms que aparecen en la lista (33,50,66,100, ...) o bien se puede aplicar un porcentaje que nosotros especifiquemos en el cuadro Porcentaje.
También se puede aplicar el zoom a través de la barra de estado con el control, desplaza el marcador para establecer el zoom que quieres aplicar.
Como puedes apreciar las diapositivas que aparecen en el área de esquema han aumentado su tamaño, han pasado del 33% de zoom que tenían aplicado al 150%.
Lo mismo podemos hacer con las demás áreas de trabajo, lo único que hay que hacer es situarse antes en el área al cual queramos aplicar el zoom.
Utiliza el botón  para ajustar el zoom de modo que se vea el contenido completo de la vista en el tamaño de la ventana con la que estamos trabajando. Puedes acceder a esta opción igualmente desde la barra de herramientas haciendo clic en el botón  en la barra de estado, a la derecha del control de zoom.

¿COMO COPIAR UNA DIAPOSITIVA EN POWER POINT?

Si estás situado en la vista normal te aconsejamos selecciones la pestaña de diapositiva del área de esquema ya que te será más fácil situarte en el lugar dónde quieres copiar la diapositiva.
Para copiar una diapositiva en una misma presentación puedes hacerlo de varias formas: Selecciona la diapositiva que quieres copiar y pulsa en el botón  que se encuentra en la pestaña Inicio
Después selecciona la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar y pulsa el botón.
Si prefieres utilizar el menú contextual, haz clic sobre la diapositiva que quieres copiar con el botón derecho (sabrás qué diapositiva tienes seleccionada porque alrededor de ella aparece un marco de color).
Cuando se despliegue el menú contextual selecciona la opción Copiar.
Después haz clic con el botón derecho del ratón sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar.
Por último selecciona del menú contextual la opción Pegar.
 Otra forma de hacerlo es a través de las teclas, para ello en vez de utilizar el menú contextual para copiar y pegar utiliza las teclas CTRL + C (copiar) y CTRL + V (pegar).
Para copiar una diapositiva en la vista clasificador de diapositivas sigue los mismos pasos que acabamos de describir anteriormente.
Si quieres copiar más de una diapositiva selecciónalas manteniendo pulsada la tecla CTRL, si las diapositivas están consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla SHIFT y seleccionando la última diapositiva. Una vez seleccionadas sigue los mismos pasos de copiar, posicionar y pegar.

¿CÓMO CREAR UNA DIAPOSITIVA EN POWER POINT?

Cuando abra el programa seleccionando "Presentación en blanco", aparecerá una ventana en la que podrá elegir entre 12 alternativas distintas: Diapositiva de Título, Lista con Viñetas, Texto a Dos Columnas, Tabla, Texto y Gráfico, Gráfico y Texto, Organigrama, Gráfico, Texto e Imagen Prediseñada, Sólo Título y en Blanco.

Elija la que considere que mejor se adapta a su tare (después podrá cambiar el diseño de una diapositiva así como su orden). Los diseños automáticos incluyen dónde colocar los distintos tipos de títulos, texto, imágenes prediseñadas, elementos gráficos y organigramas. Se activan haciendo doble clic sobre ellos, o bien seleccionándolos y haciendo click sobre el botón Aceptar
Una vez abierta la primera diapositiva, haciendo click sobre el área en sí, se puede escribir el texto que prefiera, insertar gráficos e imágenes y formatearlo todo con los procedimientos habituales

¿QUÉ ES UNA DIAPOSITIVA POWER POINT?

Son imágenes que se despliegan correlativamente en la pantalla y son el elemento básico de una Presentación. Cada diapositiva puede contener textos, gráficos, dibujos, imágenes prediseñadas, animaciones, sonidos y gráficos creados por otros programas.

¿CÓMO GUARDAR UNA PRESENTACIÓN POWER POINT?

Para guardar una presentación por primera vez siga estos pasos:
1-       Seleccione archivo, guardar, o presione Ctrl. + G, o haga clic en el botón guardar de la barra de herramienta estándar. Aparecerá el cuadro de diálogo guardar.
2-      En el cuadro de texto nombre de archivo, escriba el nombre que desea asignar a la presentación. No escriba una extensión de archivo; PowerPoint agregara automáticamente la extensión .PPT.
3-     El cuadro guardar muestra en que carpeta se guardará el archivo. La opción predeterminada es mis documentos.
4-      Haga clic en Guardar.

¿CÓMO CREAR UNA PRESENTACIÓN EN BLANCO POWER POINT?

PowerPoint le ofrece varias maneras de crear una nueva presentación. Antes de que empiece, decida el método adecuado para usted:
·        El asistente para auto contenido ofrece el más alto grado de ayuda. Lo lleva paso a paso en la creación de una nueva presentación.
·        Una plantilla ofrece un grupo estandarizado de diapositivas, todas con una apariencia y sentido similares, para una situación en particular. Cada diapositiva de plantilla incluye un texto de muestra que usted puede reemplazar en su propio texto.
·        Puede elegir si inicia desde cero y crear una presentación totalmente en blanco, aunque no es muy recomendable que los principiantes elaboren la presentación sin una base.
Para crear una presentación en blanco sigue estos pasos:
Despliega el Botón Office.
Selecciona la opción Nuevo.
 En el cuadro de diálogo Nueva presentación haz doble clic sobre Presentación en blanco o selecciónala y pulsa el botón añadir las diapositivas que hagan falta y todo lo demás.

¿QUE ES UNA PRESENTACIÓN POWER POINT?

 Es una secuencia ordenada de diapositivas que le permiten exponer de manera sintética y estructurada, los puntos esenciales o propósitos de un determinado proyecto

¿COMO SALIR DE POWER POINT?

Cuando termine de utilizar PowerPoint, debe salir. Para salir de PowerPoint siga estos pasos:
1-       Si el cuadro de diálogo PowerPoint aún se encuentra en la pantalla, haga clic en el botón cancelar para cerrarlo.
2-      Si este cuadro de diálogo no se encuentra en la pantalla elija una de las siguientes opciones:
·        Haga clic en el botón cerrar de la ventana PowerPoint
·        Haga doble clic en el icono del menú control, que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de título, o haga clic una vez en él para abrirlo y luego seleccione cerrar.
·        Abra el menú archivo y seleccione cerrar
·        Presione alt + F4.

¿COMO INICIAR POWER POINT?

Para iniciar PowerPoint siga estos pasos:
1-       haga clic en el botón inicio
2-      mueva el puntero del ratón a Programa. Aparecerá un menú de programa.
3-     Mueva el ratón a Microsoft PowerPoint y haga clic. Se iniciará PowerPoint y desplegará la pantalla de introducción
LA PANTALLA INICIAL
La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarán la presentación. Una diapositiva no es más que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentación, es como una página de un libro.
Las barras
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos una presentación nueva se le asigna el nombre provisional Presentación1, hasta que la guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar  y cerrar.

LA BARRA DE ACCESO RAPIDO
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales como Guardar, Deshacer  o Repetir.
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona los comandos que quieras añadir.
Haz clic en Más comandos para ver un listado de todos los disponibles en PowerPoint. Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:
LA BANDA DE OPCIONES
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en PowerPoint.
Puedes acceder a todas las acciones utilizando estas pestañas. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.
Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con PowerPoint. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio.
De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.
Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.
El área de esquema muestra los títulos de las diapositivas que vamos creando con su número e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos su pestaña .
Al seleccionar una diapositiva en el área de esquema aparecerá inmediatamente la diapositiva en el área de trabajo para poder modificarla.
 Los Botones de vistas, con ellos podemos elegir el tipo de Vista en la cual queremos encontrarnos según nos convenga, por ejemplo podemos tener una vista general de todas las diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la presentación para ver cómo queda, etc. El icono que queda resaltado nos indica la vista en la que nos
El Area de notas será donde añadiremos las notas de apoyo para realizar la presentación. Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentación en papel.

jueves, 2 de diciembre de 2010

¿ PROGRAMAS ALTERNOS A POWER POINT QUE SIRVAN PARA LO MISMO ??

Open Office, tiene todos los programas que contiene MS Office con otros nombres, inclusive abre todos los archivos de MS Office. Y no solamente para Windows, también para otros sistemas operativos.